Vorurteil 1: Zu hohe Kosten
Vielleicht haben Sie sich bis zu diesem Zeitpunkt nur den jeweiligen Stundensatz vor Augen führen lassen und sich dadurch zu dieser Annahme hinreißen lassen, denn wenn alle Faktoren berücksichtigt werden, sind die Kosten nicht höher als bei einem festen Mitarbeiter.
Wir als Dienstleistungsunternehmen werden Ihnen in jedem Fall einen Festpreis nennen und demnach auch nur unsere produktiv geleisteten Stunden in Rechnung stellen. Handelt es sich um Dokumentation von Software, sparen Sie die Kosten eines komplett eingerichteten Arbeits-
platzes, indem Sie uns eine Einzelplatz-Version zur Verfügung stellen.
Krankheitsbedingte Ausfälle, Urlaub und Weiterbildungsmaßnahmen, sowie sämtliche Lohnnebenkosten fallen bei Ihrer Kalkulation positiv ins Gewicht, denn sie entfallen zu 100%.
In Summe aller Punkte ist der Stundensatz eines Externen nicht höher, als der eines Angestellten. In der zeitlichen Auslastung bleiben Sie außerdem sehr viel flexibler.

Vorurteil 2: Dem Dienstleister fehlen Kenntnisse unseres Produkts
Selbstverständlich ist es erforderlich, dass wir uns einen umfassendenden Einblick in die zu dokumentierenden Produkte verschaffen müssen. Dieser Lernprozess nimmt zwar eine gewisse Zeit in Anspruch, hat aber einen auch für Sie ganz entscheidenden Vorteil.
Ein Autor, der denselben Lernprozess durchläuft wie ein Anwender hat einen entscheidenden Vorteil. Er ist in der Lage, die Dokumentation sehr viel anwenderfreundlicher zu gestalten, als jemand der den Lernprozess nicht durchlebt hat.
Internen Mitarbeitern, die für die Dokumentation abgestellt werden, sind viele Funktionen und Abläufe bereits geläufig, die dem Anwender noch längst nicht klar sind. Unter Umständen fehlen diese Informationen oder sind gar zu komplex beschrieben.
Gerade in Online-Hilfen ist es entscheidend, dass auch komplexere Themen anwenderfreundlich beschrieben werden, da diese doch meist während der Arbeit zum Einsatz kommen.

Vorurteil 3: Wir sind vom Dienstleistungsunternehmen abhängig
Ein gewisses Ausfallrisiko lässt sich nie ganz ausschließen – auch nicht bei einem fest angestellten Mitarbeiter. Er kann ebenso krank werden oder auch von heute auf morgen kündigen.
Bei der Entscheidung für einen Dienstleistungsunternehmen kommt es darauf an, dass Sie die Rechte an den für Sie erstellten Daten wie Texte, Formatvorlagen, Quellcodes, etc. behalten und Sie Ihnen auf Wunsch und ohne zusätzliche Kosten übergeben werden.

Vorurteil 4: Hoher Betreuungsaufwand
Administrative Aufwände sind natürlich notwendig. Ganz ohne Betreuung funktioniert es nicht. Kein Projekt kann ohne ein Projektmanagement durchgeführt werden. Betreuungszeiten, wie etwa für Interviews müssen genauso kalkuliert werden wie auch das Korrekturlesen.
Bedenken Sie bitte, das dieser Zeitaufwand genauso betrieben werden muss, wenn die Dokumentation oder Online-Hilfen von internen Mitarbeitern erstellt werden.

Vorurteil 5: Die räumliche Entfernung ist zu groß
In unserem Zeitalter, wo der PC und das Mobiltelefon bereits zu einer Grundausstattung gehören, ist es eher nebensächlich, wie groß die räumliche Entfernung zum Dienstleistungsunternehmen ist. Die abgelieferte Qualität ist entscheidend. Was nützt Ihnen die Nähe zum Dienstleistungsunternehmen, wenn das Ergebnis nicht überzeugt?
Wir sind stets daran interessiert, dass Ihre internen Aufwände möglichst klein gehalten werden. Bei wichtigen Punkten wie vertragliche Angelegenheiten, Tests, Übergabe, ist ein persönliches Zusammentreffen unumgänglich. Alle anderen Angelegenheit können per Email oder telefonisch geklärt werden.
Fazit: Bei genauer Betrachtung und Analyse stellen Sie fest, dass die Vorteile überwiegen. Durch das Outsourcing Ihrer Dokumentation sind Sie in der Lage, ganz gezielt Spitzen abzubauen und Ihre Mitarbeiter können sich sehr viel effizienter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Ihre Vorteile durch Outsourcing
Natürlich sind gewisse Bedenken nicht unbegründet, doch bei gezielter Auswahl geeigneter Projekte, erweisen sie sich häufig als unbedeutend, denn die Vorteile liegen eindeutig auf der Hand.

Entlastung und Flexibilität: Es kommt nicht allzu selten vor, dass eine technische Dokumentation „mal eben schnell“ erstellt werden soll. Sie können Teilbereiche oder die gesamte Dokumentation fremdvergeben, damit sich Ihre Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben zu 100% konzentrieren können. Sie sind ein kleines oder sehr junges Unternehmen und verfügen demnach über keine eigene Dokumentationsabteilung? Wir sind in der Lage, Sie in Ihren Spitzenzeiten ganz gezielt zu unterstützen, sodass sich die Durchlaufzeit des gesamten Projektes verkürzt werden kann.

Qualität und Know-how: Auch die Wahl der Software trägt erheblich dazu bei, mit welcher Qualität ein Dokument erstellt werden kann. Gerade bei der Erstellung von Online-Hilfen kommen Sie kaum um die Anschaffung einer Spezialsoftware herum. Wir als Dienstleistungsunternehmen setzen für die Erstellung von Online-Hilfen sowie Handbücher die Software Doc-to-help der Firma ComponentOne ein und bieten Ihnen die folgenden Ausgabeformate an:

HTML Help; 32 Bit WinHelp; NetHelp; JavaHelp; MS Help 2.0; Handbuch
(Klicken Sie bitte auf die durch einen HyperLink gekennzeichneten Ausgabeformate)