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Sicherlich haben auch Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, ob und wie Sie in der Lage sind, Ihre Produkte zu dokumentieren, wobei dies keine einmalige Angelegenheit ist, sondern auch Aktualisierungen nach sich zieht. „Welchem meiner Mitarbeiter kann ich diese Aufgabe übergeben und wer ist langfristig dafür zu begeistern, da ihn diese Tätigkeit zu 100 Prozent aus lasten wird? Oder geben wir diese Aufgabe in fremde Hände?“
• Dem externen Unternehmen fehlt der fachliche Hintergrund! • Wir geraten in eine gewisse Abhängigkeit! • Wie hoch in der Betreuungsaufwand! • Der Dienstleister ist zu weit entfernt! Outsourcing ist für uns zu kostspielig Anders als bei internen Mitarbeitern zahlen Sie uns als Dienstleister ausschließlich die produktive Arbeitszeit, was sich je nach Vertragsart in einem Stundensatz oder einem Festpreis widerspiegelt. Außerdem zahlen Sie keinerlei Lohnnebenkosten, Urlaub, Weiterbildung und Krankheitstage. Die Kosten für einen eingerichteten Arbeitsplatz fallen auch nicht auf Sie zurück. Sie beinhalten noch einmal einen PC, Software, Telefon und Büromaterial. Wenn Sie jetzt einmal eine Gegenrechnung aufstellen, was Sie ein interner Mitarbeiter kosten kann, stellen Sie fest, dass unsere Arbeitsstunde nicht kostspieliger sein muss, als die eines internen Mitarbeiters. Was die zeitliche Auslastung angeht, sind Sie um ein Vielfaches flexibler. Das Fachliche Verständnis ist nicht vorhanden Erkrankende Mitarbeiter bzw. diejenigen, die für Sie ohne ersichtlichen dass Sie die Rechte an sämtlichen Formatvorlagen und Texten behalten. Hoher Betreuungsaufwand Selbstverständlich ist administrativer Aufwand notwendig und wird gern verschwiegen. Auch Betreuungszeiten müssen in Ihre Kosten-Nutzenrechnung einbezogen werden. Ohne Projektmanagement kommt kein Projekt aus. In gewissen Abständen müssen Interviews durchgeführt werden, die Texte müssen Korrektur gelesen werden oder beschriebene Funktionen müssen von Anwendern getestet werden. Allerdings müssen all diese Arbeiten auch dann erledigt werden, wenn Sie Ihre Technische Dokumentation oder Online-Hilfen durch interne Mitarbeiter erstellen lassen. Ein guter und kostenbewusst agierender Dienstleister wird immer versuchen dafür zu sorgen, dass Ihre internen Aufwände möglichst gering gehalten werden und wird Ihnen während eines Projektes soviel wie möglich Arbeit abnehmen. Lediglich ein bis zwei zusätzliche Termine sowie die vertraglichen Angelegenheiten sollten für Sie als Aufwand hinzukommen. Die Vorteile überwiegen Die Zweifel sind keineswegs unbegründet, aber in Relation zu den Vorteilen betrachtet, darf behauptet werden, dass sie sich dann doch häufig als unbedeutend erweisen. |
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| • | Bleiben Sie flexibel Ob Sie jetzt eine komplett neue Software oder zusätzliche Applikationen erstellt haben – es stellt sich immer die Frage, wer dokumentiert die neuen Funktionen. Der Programmierer wird diesen Part nicht übernehmen können, da er sich voll und ganz auf die Ent-wicklung konzentrieren muss. Außerdem sind ihm viele Arbeitsschritte klar, und für ihn nicht erwähnenswert – somit kann es passieren, dass sie nicht in die Dokumentation mit einfließen. Selbst in einer vorhandenen Dokumentationsabteilung entstehen Engpässe. Damit Sie Ihre Mitarbeiter entlasten können und sich somit die Durchlaufzeit Ihres Gesamtprojektes verkürzen kann, setzen Sie gezielt einen externen Dienstleister ein. |
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| • | Entlasten Sie sich und Ihre Mitarbeiter Jede Art von Dokumentation nimmt einen nicht unbedeutenden Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Damit Ihre Mitarbeiter wieder die notwendige Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben nutzen können, können Sie einzelne Dokumentationsteile oder die gesamte Dokumentation eines Produktes in fremde Hände geben. |
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| • | Das Know how anderer nutzen Die Mitarbeiter, die in Ihrem Haus die Dokumentation erstellen, können nicht auf allen Gebieten Experten sein, sodass hier ein spezialisierter Dienstleister wesentlich effektiver arbeiten kann. |
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| • | Qualität steigern Kleinere und mittelständige Unternehmen haben sehr oft keine eigene Dokumentationsabteilung. Diese Aufgaben werden dann auf unterschiedliche Abteilungen wie Entwicklung, Support oder Marketing verteilt. Hier fehlen nicht selten die notwendigen Erfahrungen sowie die geeignete Software. Nutzen Sie die Erfahrung eines Dokumentationsdienstleisters. |
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| • | Verbesserungen einbringen Ein Außenstehender hat es wesentlich einfacher Verbesserungen zu entwickeln, da er die Angelegenheit, unvoreingenommen anzugehen weiß. Bei internen Mitarbeitern kann es schnell passieren, dass sie sich schon zu lange mit der Sache beschäftigen. |
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Räumliche Entferung des Dienstleisters Grundsätzlich erleichtert es die Arbeit eines externen Dienstleisters bei Handelt es sich bei dem Produkt um eine völlig eigenständige Software, Steht bereits schriftliches Material, wie einzelne Fotos, Kataloge, Flyer Abschließend ist zu sagen, dass es bei einer Software-Dokumentation | |||
